Dodawanie produktów jest proste !
System Perfect Bar jest dostarczany z bazą danych zawierającą ok 800 produktów (styczeń 2014). Pomimo tak obszernej gamy produktów, w każdym lokalu mogą się znaleźć nowe, nieznane jeszcze butelki lub całkowicie nowy asortyment. Klienci mogą w prosty sposób dodawać produkty rozbudowując bazę danych. Lektura tego artykułu pozwoli Ci poznań wszystkie sposoby na łatwe dodawanie definicji.
Nieznany kod – co dalej ?
Procedura dodawania nowych produktów zwykle rozpoczyna się gdy zeskanowany kod nie zostaje rozpoznany przez aplikację.
System wyświetla formularz, za pomocą którego użytkownik może wybrać czy zeskanowany kod to produkt jednostkowy (sprzedawany na sztuki jak np. piwo butelkowe) lub produkt ważony. W przypadku produktu ważonego należy wskazać czy jest to nowa butelka znanego produktu czy zupełnie nowy towar. W zależności od tego wyboru użytkownik powinien wybrać istniejący produkt ważony z listy lub wypełnić pola właściwości nowego produktu.
W przypadku produktów jednostkowych jest to już koniec procedury. Nowy kod może być już użyty podczas remanentu. Dla produktów ważonych należy jeszcze wprowadzić informacje o butelce. Program automatycznie wyświetli okno edycji.
Edycja butelki
Każda butelka jest opisana przez następujące parametry:
- opis – dowolny komentarz użytkownika,
- kod kreskowy,
- waga pełnej butelki,
- waga pustej butelki.
Formularz edycji danych butelki umożliwia szacowanie parametrów na podstawie napoczętych opakowań
Najdokładniejsze wyniki daje zważenie pełnej oraz pustej butelki. Niestety często jest to niemożliwe chociażby z uwagi na brak pustych opakowań unikalnych alkoholi lub mechanizmy zabezpieczające przed ponownym napełnieniem butelek. W takich przypadkach można wykorzystać wbudowane mechanizmy do szacowania wagi butelek. Przyciski u dołu okna edycji umożliwiają:
- Szacowanie wagi na podstawie niepełnej butelki,
- Szacowanie wagi na podstawie gęstości,
- „Odświeżenie butelki”,
- Powielenie danych innej butelki.
Szacowanie wagi na podstawie niepełnej butelki
W przypadku gdy jedyna butelka alkoholu jest już napoczęta można skorzystać z opcji szacowania ciężaru pełnego opakowania. W tym celu należy zważyć butelkę z aktualnym stanem płynu. Następnie przelać alkohol do menzurki i zważyć pustą butelkę. Ostatnim krokiem jest wpisanie do formularza objętość alkoholu, która znajdowała się w butelce. Program samodzielnie obliczy ile powinna ważyć pełna butelka.
Szacowanie wagi na podstawie gęstości
Gęstość każdego alkoholu jest właściwością stałą niezależną od pojemności ani kształtu butelki. Opcja szacowania wagi na podstawie gęstości pozwala obliczyć wagę pełnej lub pustej butelki. Wybór, którą wagę chcemy obliczyć zależy od tego czy mamy pod ręką pełną czy opróżnioną butelkę. Gęstość płynu jest obliczana na podstawie danych z innych butelek przypisanych do tego samego produktu ważonego (alkoholu). Jeśli nie posiadamy jeszcze innych butelek to program automatycznie zasugeruje użycie średniej gęstości z wybranej grupy produktów.
„Odświeżenie butelki”
Producenci alkoholi co jakiś czas zmieniają butelki, swoich wyrobów. Jako, że pojemność butelki pozostaje niezmienna to producenci dość często nie zmieniają także kodów kreskowy. Za pomocą opcji „odświeżania butelki” można zaktualizować dane o wadze opakowania. W tym celu wystarczy zważyć jedynie pełną lub pustą butelkę. System automatycznie naniesie zmiany także na drugim parametrze.
Powielenie danych innej butelki
Opcja bardzo użyteczna, gdy producent alkoholu stosuje ten sam szablon butelek do wielu produktów (np. Finlandia, Żołądkowa Gorzka). Podczas dodawania nowego produktu możemy zaimportować dane butelki czyli przepisać jej parametry z innych znanych produktów. W tym celu należy jedynie wskazać „źródłową” butelkę. Można to zrobić wyszukując ją po nazwie i opisie lub zeskanować jej kod kreskowy.
Podsumowanie
Naszym celem było przygotowanie oprogramowania, które umożliwi użytkownikowi swobodne dostosowywanie bazy danych do swoich potrzeb. Dodawanie produktów zostało maksymalnie uproszczone a dodatkowe opcje szacowania umożliwiają wprowadzenie nawet „kłopotliwego” asortymentu. Potwierdza to stale rosnąca baza danych produktów w Perfect Bar!
Ważna informacja – nowych produktów można od razu używać w inwentaryzacji.